Empatisk digitalisering Emma Patel

350 personer hjälpte regeringen att möjliggöra digitalisering

Emma Patel

Redaktör/skribent

Emma Patel är redaktör och skriver för Tjänstedesignbloggen.

Hur kan vi digitalisera det offentliga Sverige? Detta försökte 350 personer hjälpa regeringen att förstå under DigiGov:s öppna råd. Målet var att regeringen skulle få konkreta förslag på vilka lagar och policyer som måste ändras för att vi ska kunna digitalisera Sverige på ett smart sätt.

DigiGov är ett forum som arrangerades av regeringen och SKL. De ville samla beslutsfattare inom offentlig sektor, näringsliv och akademi för att diskutera vart det offentliga Sverige är på väg i digitaliseringsfrågan och vad som behövs göras framåt. Vi, Transformator Design, fick förfrågan att skapa ett workshopformat för att få deltagarna att samskapa idéer kring denna fråga, förstå vad som hindrade idéerna och hitta nya samarbetsinitiativ. I detta blogginlägg delar vi med oss av våra reflektioner i ämnet och tips på vad du bör tänka på när du anordnar större workshops.

Rolf van de Boel, servicedesigner, och en av de som tog fram formatet för workshopen, tyckte den korta tiden var väldigt utmanande.
– Att samskapa med 350 personer på mindre än två timmar och komma fram till konkreta lösningar kring vilka policyer som regeringen borde ändra på var minst sagt utmanande. Idéerna skulle sedan direkt sammanfattas och bli bränsle till rådet för digitalisering av det offentliga Sverige (ett stängt råd) som startade när det öppna rådet stängdes.
Rådet för digitalisering ger regeringen stöd och råd i digitaliseringsfrågor.

Regeringen vill förstå vad för lagar och policyer som hindrar smart digitalisering. 

Hela workshopen byggdes utifrån tjänstedesignmetoder och att du bör utgå ifrån människan, sätta behoven i främsta rummet, och sedan skapa en digital lösning.
– För att kunna skapa värdefulla lösningar var vi tvungna att få in slutanvändaren, invånare, medborgaren eller vad du vill kalla hen som ska använda tjänsten. Men på grund av det korta formatet hann vi inte samtala med slutanvändaren och fick därför jobba utifrån personporträtt. Det viktiga var att man gick ifrån sin organisations silotänk och samlades kring något gemensamt, den som ska använda tjänsten. Genom att ha ett gemensamt mål hoppades vi att de skulle hitta gemensamma lösningar, nya samarbeten och komma fram till vilka stoppklossar som hindrar utveckling. Vad behöver regeringen ändra på?

Varje workshopbord hade ett personporträtt som samtalen utgick ifrån, och personporträtten baserades på regeringens prioriterade digitaliseringsområden. På så sätt fanns den ”vanliga” användaren med i rummet om än bara på ett hypotetiskt sätt.
– Att deltagarna bytte perspektiv, utgick från användaren, var jätteviktigt. Den andra stora utmaningen var att säkerställa att förslagen blev så konkreta som möjligt.

Genom personporträtt fick den ”riktiga” användare vara en del av workshopen.  

Eftersom det skulle bli för högljutt att ha 350 deltagare i samma rum delas de upp i olika rum efter regeringens prioriterade fokusområden och varje rum hade 2-3 facilitatorer. Detta var regeringens prioriterade områden som de vill digitalisera:

  1. Smartare välfärd
  2. Tillväxt och arbete i en digital värld
  3. Det hållbara samhällsbyggandet
  4. Samhället och individen

Men för att hinna diskutera lite mer djupgående och lära känna varandra bättre delades deltagarna även upp i mindre arbetsgrupper. Varje grupp hade en bordsvärd vars uppgift var att leda samtalet och vara språkrör till facilitatorerna.
– Eftersom vi bara var 2-3 facilitatorer på 80-90 personer tog vi hjälp av bordsvärdar (som vi briefade i förväg), för att se till diskussionerna inte stannade av. Detta gjorde att vi kunde fokusera på de som verkligen hade fastnat eller hade specifika metodfrågor. Workshopmaterialet var väldigt självinstruerande och krävde ingen djupare förklaring vilket också underlättade vårt jobb, berättar Hedda Selder en av facilitatorerna.

Stefan Borell och Hedda Selder var några av workshopens facilitatorer.

Även om tiden var knapp så blev det slutligen konkreta förslag som gick direkt in i stängda rådet och här tre tips till den som ska anordna liknande workshops:

  1. Att ha självförklarande workshopmaterial, det finns inte tid till att förklara något.
  2. Dela upp deltagarna i mindre grupper när de ska diskutera, annars blir det svårt att allas röst blir hörd.
  3. Att ta hjälp av bordsvärdar, att någon vid varje bord ansvarar för att driva samtalet framåt så att facilitatorer kan fokusera på de som verkligen har problem.

Att ta fram ett självförklarande material krävde många iterationer och justeringar. Men när det var klart gick workshopen till så här:

  1. Deltagarna fick identifiera sig med en livssituation och filtrera ner det till personliga utmaningar.
  2. Ide blir till. Deltagarna fick fokusera på vad som skulle vara den optimala lösningen i den bästa av världar.
  3. Vilka bör samverka? Sällan kan man skapa en ny lösning själv och i detta moment var det fokus på att förstå vilka som behövde samarbeta.
  4. Hinder! Varför finns inte denna idé idag? Vad skulle vara möjliggörare för att få liv i idén?
  5. Dela med sig av sin idé och möjliggörare med andra grupper för att bygga vidare och få nya infallsvinklar.
  6. Sammanställa möjliggörarna. Direkt efter workshopen sammanställdes alla möjliggörare och detta blev bränsle till rådet för digitalisering och regeringen.
Att ta hjälp av triggermaterial är ett tips för att få igång samtalen. 

Taggar